Kommunikationstipps fürs Homeoffice
Durch Corona ist mein Team plötzlich ein virtuelles Team. Was ändert sich dadurch? Welche Methoden und Kommunikationsmittel kann ich nutzen?
Aus einer Krise gehen oftmals auch Chancen hervor – Chancen etwas Neues zu probieren, aus alten Denkmustern auszubrechen und etwas zu wagen. Damit das Experiment Homeoffice oder virtuelles Team nicht an der Kommunikation scheitert, findest du hier einige Tipps und Hinweise:
Fallstricke schriftlicher Kommunikation
In vielen Fällen ist die erste Reaktion auf das verordnete Homeoffice vermehrte schriftliche Kommunikation – beispielsweise per E-Mail oder in Instant Messengern. Diese Kommunikationswege sind in der Regel bereits erprobt und jeder weiß damit umzugehen. Soll hierdurch allerdings die Alltagskommunikation wie der Small Talk im Büro ersetzt werden, gibt es einige Fallstricke. Sarkasmus und Ironie beispielsweise wird nicht jeder im Schriftverkehr so gut verstehen wie im natürlichen Gespräch. Dies liegt einfach daran, dass Mimik, Gestik und Betonung als zusätzliche Medien für den Subtext fehlen. Auch Stimmungen, Untertöne und das “zwischen den Zeilen” geschriebene kann so fehlinterpretiert werden. Mails die als Witz gemeint waren können als Anfeindung aufgefasst werden und andersrum ernsthafte Mails als Witz abgetan.
Ein möglicher Weg, um dies zu vermeiden ist das Aufteilen der Kommunikation, beispielsweise werden per E-Mail nur Arbeitsergebnisse und -anweisungen weitergegeben, während über einen Messenger Small Talk gehalten und gescherzt werden kann. Auch die Nutzung von Emojis kann hier die beabsichtigte Wirkung einer Nachricht unterstreichen.
Small-Talk und Scherze per Dienstanweisung komplett zu unterbinden ist im Übrigen in den meisten Fällen keine gute Lösung, denn dieses Vorgehen senkt die Arbeitsmoral und den Zusammenhalt des Teams.
Audio- und Videokonferenzen
Eine ausschließlich schriftliche Kommunikation wird den Kommunikationsbedürfnissen der Team-Mitglieder und des Projekts oder Prozesses oft nicht gerecht. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Audio- oder wo es möglich ist sogar Videokonferenzen zu nutzen. Meist lassen sich Sachverhalte und etwaige Rückfragen hier schneller und effizienter klären. Außerdem fühlt sich die Kommunikation über Audio oder Video für den Nutzer natürlicher an, als über geschriebenen Text. Besonders komplexe Themen oder kritische Entscheidungen können bzw. sollten dann im Nachgang noch einmal schriftlich fixiert werden – zum Beispiel durch ein Ergebnisprotokoll oder ein kurzes How-To.
Auch die Möglichkeit, statt eine E-Mail zu schreiben zum Telefon zu greifen und Kolleginnen und Kollegen anzurufen kann Prozesse beschleunigen und gleichzeitig eine soziale Komponente ins Homeoffice bringen.
Werkzeuge aus dem agilen Projektmanagement
Im agilen Projektmanagement geht es unter anderem darum, sich mit wechselnden Anforderungen und Einflüssen auseinanderzusetzen. Daher ist Kommunikation hier besonders wichtig. Einige der hier verwendeten Methoden lassen sich auch gut für virtuelle Teams verwenden. Beispielsweise das “Daily Scrum” aus dem Scrum Framework: es handelt sich hierbei um ein kurzes (maximal 15 Minuten) tägliches Meeting, in dem über den aktuellen Status der Arbeit bei jedem Teammitglied gesprochen wird. In Scrum sind hierfür drei Fragestellungen vorgesehen, die Jeder beantworten soll:
- Was habe ich seit dem letzten Daily Scrum getan?
- Was werde ich bis zum nächsten Daily Scrum tun?
- Welche Hindernisse stehen mir dabei im Weg?
Ob es für ein virtuelles Team im Homeoffice nun wirklich diese drei Fragen sein müssen, sei dahingestellt. Möglicherweise soll auch jeder nur kurz berichten, was er gerade tut und was ihm dabei helfen würde. Aber grundsätzlich ein kurzes tägliches Meeting anzusetzen, um sich zu synchronisieren ist definitiv sinnvoll. In Bereichen, in denen viel Absprache notwendig ist, kann es auch hilfreich sein dieses Meeting 2x täglich (z.B. morgens und nachmittags) stattfinden zu lassen oder weitere Runden mit detaillierteren Durchsprachen einzurichten.
Wichtig ist hierbei im Blick zu behalten, dass neben den Abstimmungsterminen auch noch ausreichend Zeit übrig bleibt, um die eigentliche Arbeit zu erledigen. Sonst endet der gut gemeinte Ansatz oft in Frust und (unnötigen) Überstunden.
Programmtipps
Viele Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeitern standardmäßig das Microsoft Office Paket zur Verfügung. Hier sind mit Skype und Teams schon zwei Programme enthalten, die sich gut für die Abstimmung im Homeoffice nutzen lassen. Mit beiden Programmen lassen sich Chats, Audio- und Videokonferenzen einrichten, in Teams lassen sich darüber hinaus Bereiche für aktuelle Benachrichtigungen, Datenuploads und vieles mehr einrichten.
Sollte das Office Paket nicht vorhanden sein, beispielsweise weil der Arbeitgeber auf quelloffene Programme oder Konkurrenzprodukte setzt, sind Programme wie Slack oder Discord auch mögliche Alternativen. Möchte man kritische Dateien miteinander teilen bietet sich allerdings immer ein verschlüsselter Austausch an. Auch hierfür gibt es open source Lösungen wie beispielsweise CryptSync. Alternativ ist auch ein Austausch direkt über verschlüsselten Cloud-Speicher wie er z.B. von Tresorit angeboten wird denkbar.
Eine Übersicht über weitere nützliche Programme fürs Homeoffice findet ihr hier: https://www.gruender.de/remote-working-programme-homeoffice/
